Datapolicy

DATASKYDDS POLICY
Personuppgiftsansvarig
Verksamhetsledaren mobil 070-8279227 uppvidinge@farmartjanst.se
Personuppgiftsansvarig ansvarar för att Dataskyddsförordningen (GDPR) följs.
Rapport om intrång i våra system ska meddelas Dataskyddsinspektionen inom 72 timmar.
All information angående vårt dataskydd finns ner sparat i varje enskild medarbetares mapp på vår lokala dator. Kunduppgifter sparas endast i programmet Visma webfakturering.
Insamling av uppgifter
Som en förutsättning för en god kundrelation måste vi samla in vissa personuppgifter från våra kunder och medarbetare.
Gällande insamling av uppgifter från våra anställda, delägare samt övriga entreprenörer så behöver vi vissa personuppgifter för att kunna fullfölja ett Anställningsavtal eller vårt Entreprenörsavtal.
Vi har även direktiv att följa från de lagar och regler som våra utförda arbete omfattas utav.
Ett exempel på detta är Bokföringslagen, Rot- och Rutarbete samt övriga regler att följa hos Skatteverket samt även Arbetsmiljölagen.
Personuppgifter som samlas in
Uppgifter som samlas in hos våra kunder är namn, personnummer, adress, e-postadress, telefonnummer, organisationsnummer, mobilnummer, fastighetsbeteckning samt eventuella övriga uppgifter som behövs för att vi ska kunna utföra ett så bra arbete som möjligt.
Ytterligare personuppgifter som samlas in hos våra anställda, delägare samt övriga entreprenörer är närmast anhörig, bankkonto, BG och PG-uppgifter, samt utbildningsbevis, f-skattsedel, medicinbehov.
Grundläggande principer
Vår insamling samt behandling av personuppgifter ska vara laglig, korrekt samt behandlas med respekt och öppenhet.
All vår insamling samt behandling ska ha ett mål och syfte.
Hos oss innebär detta att målet med vår insamling är att kunna hålla en fortsatt bra kundrelation samt med ett syfte att i förhållande till kund och medarbetare kunna följa alla de lagar och regler som vi omfattas utav.
Lagring av personuppgifter sker i vårt interna nätverk samt våra mailkorgar och gås igenom en gång per år för radering av ej längre aktuella uppgifter.
Lagring sker också i vårt Tidsredovisningssystem i Excel, vårt Lönesystem Visma Lön, Visma webfakturering samt i vårt Bokföringssystem Visma administration.
Lagring av dessa uppgifter följer Bokföringslagens 7 år.
Om särskild uppgift ska sparas ner exempelvis i Marknadsföringssyfte så måste detta först godkännas genom samtycke av uppgiftslämnaren.
Gällande vårt anhörigregister så måste också där samtycke lämnas utav den anhörige.
Alla våra insamlade uppgifter ska hållas uppdaterade och om inte uppgift längre behövs ska dessa raderas.
Genomgång utav detta görs i februari varje år.
En uppgiftslämnare kan när som helst kontakta oss för information om vilka personuppgifter som finns sparade hos oss samt även begära att personuppgifter rättas eller raderas.
Vid vidarebefordring av mail ska översyn alltid göras så att inte personuppgifter sändes vidare i onödigt syfte.
Rutiner
Information Personligt kundbrev samt även muntlig information när personuppgifter sparas ner hos förstagångskund.
Undertecknad kontrollista till Anställda, Delägare samt övriga Entreprenörer.
Undertecknad kontrollista gällande Anhöriga.
Uppdatering Görs kontinuerligt när personuppgifter förändras eller när uppgiftslämnare så önskar. Genomgång av policy samt övriga dokument görs årligen i februari månad.
Radering Genomgång görs årligen i februari månad.